くらとみ歯科クリニック様

過去カルテのスキャン

5000を超えるカルテのスキャンに2ヶ月、手間も時間もかかりましたが、すべてのカルテをDental eNoteに取り込みました。 日常使用しないカルテは倉庫保管ができるようになったため、院内の保管場所はカラになりました。 なくなったのは紙カルテだけではありません。 「以前は午前中に昨日診療分のカルテを片付け、午後に翌日診療予約分のカルテを出していた。1日30-40人くらいの患者さんが来院するので、中身のチェック含めてカルテの準備にトータルで1時間くらいかかっていたが、この作業がなくなって受付業務がかなり簡素化された。現在は、その日の診療予約分のカルテをDental eNoteに読み込んでおく程度で、当日朝で十分になった」（麻森氏） 「以前は番号順に整理していた。（カルテの背中に数字がわかるよう色分けするなど工夫していたが）電話をとったのが受付でなかったりすると、慣れていなので探すこと自体が大変だった」（院長） 「個室診療なので、これまでは次の部屋の担当に受け渡しする必要があった。ドクターの診察から次の処置に移動する度にカルテも移動（引継ぎ）する必要があったが、それがなくなった」（川上氏） 出したカルテはしまう必要がある。「カルテの紛失がなくなった。正しい場所に返せていない場合、インカムで聞いたり、ひたすら探すしかないので、回数は多くないが、起こったときは本当に大変だった」（麻森氏） 2021年3月、Dental eNoteでの診療が始まりました。 「デジタル機器が苦手な人は1-2名いたが、『習うより慣れろ』と強制的に進めた。院内全体が慣れるまでに１ヶ月かからなかった感じ。今はもう大丈夫」（川上氏） 「iPadとペンは、普通の紙とペンと変わらない。消したりするのも、スマホが使えるならできるというレベル。Dental eNoteの操作も、囲んで消すなど視覚的にわかりやすいので、本当に抵抗なく、書いたり消したりするようになるのにほとんど時間はかからなかった」（院長） 「カルテに続いて、医内のマニュアルなど紙ベースのものを徐々に改良していけると良いと考えていたが、Dental eNoteの活用は計画以上に進んでいる。簡単に書類が作れるので、患者さんに配る資料が充実してきた」（院長） 「丁寧なカウンセリングに時間が取れるようになった。資料が欲しいけど時間が取れなくて端折っていたような資料作りや、患者さんのデータの作成が丁寧にできるようになった」（麻森氏） 「みんながiPadに慣れてくると、新しい動きに対するみんなの反応が良くなってきた。ここ半年くらい前向きになってきたと感じる。リーダーのふたりには直接話すので動いてくれるのは当然だが、他のスタッフも「このiPad使ってやること」だったら、苦でなくなっていて、入り込みやすくなっている。例えば、LINEを受付に使うことなどを検討し始めているが、取り組むのに受け入れ方が早い。以前は、始めるけど、いつの間にかフェードアウトしたり、苦手、と言って手をつけない人もいたが、頑張ってくれるようになった」（院長） 「ひとり一台iPadがあるので、やりませんと言えない状況。全員がチェックするようになっていたりするので、ちゃんとせざるを得ない」（麻森氏） くらとみ歯科には、10人のスタッフがおり、毎日7-8人が交代で出勤する体制です。 出勤人数分のデバイスでも運用は可能ですが、 「ひとり1台（自分用の）iPad体制とすることで、業務（カルテ）以外でもDental eNoteを使用することが増えている。マニュアルや、受付の入金表とか、技工物のスケジュール管理など、今まで紙でやっていたものを全てDental eNoteに移行している。紙と同じように使えるし、間違わないので、負担なく始められた」 「現在ではミーティングもすべてDental eNoteで当たり前のようにノートをとっている。付箋をつけて『あとでみんなに共有しておきますね』がなくなった」（院長） と、1人1台の効果を感じている。 院長・リーダーが先頭に立ち、Dental eNote®によるカルテのペーパーレス化を通して、院内スタッフ全員に「iPadを使ってやることならできる」という土壌が整ったくらとみ歯科のICT化は、これからも力強く推進されるでしょう。 MetaMoJiは、今後もDental eNote®で歯科医院様の業務のICT化をサポートしてまいります。 （2021年9月取材）