コロナ禍の1年をクリニックIT化の1年に 計画以上に進むカルテのペーパーレス化
成功の決め手は、カンタン、リーダー、ひとり一台。

大阪と京都の中間地点に位置する大阪府茨木市は、両都市へのアクセスも良く、最近では大学キャンパスの移転に伴い文教地区としても人気のある地域です。
ここに開業して10年になる「くらとみ歯科クリニック」(チェア5台、スタッフ11名=歯科医師2名、衛生士・助手9名)は、小児から高齢者まで幅広い年代層から支持されている郊外型総合歯科です。
Dental eNote®で紙カルテを院内から一掃した「くらとみ歯科」のペーパーレス化の経緯と現状について、蔵富 康浩院長、Dental eNote®のスタッフリーダーの麻森氏、川上氏にお話を伺います。

2020年4月、新型コロナによる最初の緊急事態宣言を受け、同院でも密を避けるために診療時間短縮・予約数削減等の対策を取っていました。
「(その影響で)時間ができたので、コンサルティングの先生に医院の中の改革について相談した。最初に相談したのはネット環境の整備だったが、カルテも多くてしまうのに苦労していることにも触れた」(院長)
2010年に開業して10年、カルテは5000を超えており、長く通院する患者が多く分厚くなる傾向がありました。院内の天井まで届く大容量のカルテ棚では収まらず、通路の高い位置に据付けられた棚にもカルテがぎっしり並んでいました。


ちょうど予約システムの更新時期でもあり、コンサルタントから
①ネットワークの改修
②予約システムの更新に合わせ
③カルテを「Dental eNote®」でペーパーレス化する
という案が提示された。
院長の決断は素早く、「すぐに、ネットワーク環境の整備と、Dental eNote®でカルテのペーパレス化に取り組む。この1年でIT化できるものは全てやる、と決めた」(院長)と当時を振り返ります。
スタッフリーダーの決定
まず最初に、アシスタントの川上氏・麻森氏をリーダーに任命しました。
「ICTを進める中でスタッフの協力が必要だと考え、” 院内スタッフのリーダーとして先頭に立ってやってほしい ” と依頼した。実はこれまでも様々なシステムを導入しようとしたことはあった。しかし新しいことを(院長が)ひとりで初めてしまい、途中でストップしてしまうことが何度かあった。今回はスタッフ内にリーダーを置いたこともありスムースに進めることができた」(院長)
Dental eNote®を最初に見た時、川上氏・麻森氏は具体的に業務のひとつひとつについて
「これはできるか、あれはできるか」と多くの質問をしながら「第一印象としては、便利だなぁと思った」といいます。
Dental eNote®への移行準備
予約システムに入れられない情報をDental eNote®のカルテに持ってくることにし、まずは受付システムの更新に合わせて項目を精査しました。
項目を作業する工程は、Dental eNote®導入を支援する歯科専門のコンサルタントがスタッフから聞き取る形で、予約システムについては川上氏・麻森氏が中心となり、衛生士業務、ドクター業務に関わる部分は直接現場の意見を反映しながら、それぞれが連携して進めやすいように整理しました。
「A4のカルテだと、ページをめくらないといけない。Dental eNote®導入以降来院し始めた患者さんは、新しく1枚の大きな紙に複数ページが張り付いているようなカルテにした」
「保険証の記録、薬や身体的な特長、血圧など必ず残しておかないといけない項目など、医師や衛生士が共有する必要のある情報を並べてあり、大きな紙のどのあたりにどんな情報があるかはわかっているので、そこをピンチアウトして見られる」(院長)

院内テンプレートの作成
既存の紙カルテをPDFにして取り込んで利用するだけでもペーパーレスは実現できますが、例えば日付はカレンダーから選べるようにしたり、担当者名はリストにして選ぶだけにしたり、スタンプを画面上にポンと押せるようにしたり、フォーム化することでカルテの記入効率は格段に上がります。
また、カルテを中心に連携して治療にあたるので、見やすいカルテを作ることは重要ですが、Dental eNote®なら誰が書いても整ったカルテを作成することができます。
問診票やサブカルテなど、従来であれば印刷したり原本をコピーして使用していたようなものは、すべてDental eNote®のテンプレート(フォーム)としてすぐに取り出して使えるようにしました。
同院にある約30のテンプレートの作成・カスタマイズは前出のコンサルタントが担当しましたが、現在はほとんどのテンプレートを院内(川上氏・麻森氏)でカスタマイズしています。

過去カルテのスキャン
5000を超えるカルテのスキャンに2ヶ月、手間も時間もかかりましたが、すべてのカルテをDental eNoteに取り込みました。 日常使用しないカルテは倉庫保管ができるようになったため、院内の保管場所はカラになりました。


